08 Mei 2008
ERP - Melipatgandakan Daya Saing

Mengapa aplikasi sistem/software ERP (Enterprise Resource Planning) diadopsi oleh banyak perusahaan besar seperti IBM, Microsoft, Garuda Indonesia, Krakatau Steel, industri otomotif, perbankan, public sector, dan perusahaan-perusahaan lainnya?

Jawabannya adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Tetapi mengapa pula perusahaan-perusahaan yang sudah membeli ERP, tidak semuanya berhasil mengimplementasikannya? Walhasil, investasi ERP yang nilainya jutaan hingga miliaran rupiah, bisa jadi amburadul jika kita salah dalam mengimplementasikannya. Tetapi jika kita berhasil meng-ERP-kan perusahaan kita, bisa jadi daya saing dan kinerja perusahaan akan meningkat berlipat-lipat.

Mengapa ERP

ERP merupakan sistem aplikasi yang mengintegrasikan fungsi manajemen dan transaksi seluruh fungsi perusahaan seperti akuntansi, keuangan, produksi, penjualan, pembelian, produksi, gudang dan sumber daya manusia sehingga sumber daya perusahaan dapat dikelola dan dimanfaatkan secara efisien, ekonomis dan terkendali.

Keterbatasan sumber daya perusahaan seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas produksi, dapat dioptimalkan untuk menghasilkan output yang dikehendaki.

Misalkan kita menerima pesanan untuk 1.000 unit produk. ERP akan membantu kita menghitung berapa unit yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang kita miliki saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumber daya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya.

Begitu pula ketika kita hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal ke tujuan yang ditentukan.

Dalam proses ini, segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP, termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 1.000 unit tersebut.

Mungkin kita sering mengalami bahwa ada data atau transaksi yang dicatat pada suatu divisi, ternyata sering digunakan oleh divisi lainnya. Misalnya daftar produk, sering digunakan oleh divisi pembelian, divisi perbekalan, produksi, gudang, pengangkutan, dan divisi keuangan.

Oleh karena itu, unsur integrasi* menjadi hal yang sangat penting dalam KRE Sharing data dan informasi menjadi hal yang sangat karena keputusan manajemen yang melibatkan banyak fungsi divisi, harus dilakukan secara cepat dan akurat.

Jika ERP dapat diimplementasikan secara optimal, akan mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory {slow moving part), resiko biaya kerugian akibat machine fault, over capacity. ERP dapat membantu penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan {service) mesin dan lain sebagainya.

Bagi tenaga penjualan, ERP dapat digunakan untuk mendapatkan informasi pelanggan atau produk yang dipasarkan melalui databasenya, sehingga ia bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Bahkan untuk perusahaan yang bersifat assembly-to-order atau mafa-to-order seperti industri perkapalan, pesawat, otomotif, dan industri berat lainnya, dapat terbantu dengan sistem ERP yang dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan.

Komponen ERP

ERP memiliki beberapa komponen yang penting dalam pengelolaan fungsi manajemen perusahaan.

1)Planning- menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cashflow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.

2) Organizing- menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.

3) Actuating- menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang / Material Requirement Planning (MRP) setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang, Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan efektif.

4) Controlling- Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan system yang terintegrasi dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat,

5)Decision Maker Support- ERP membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bagi kamajuan perusahaan. Dengan data yang real time semua keputusan diharapkan dapat segara diambil secara cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.

Key Success ERP

Agar ERP dapat diimplementasikan dengan baik, maka ada beberapa faktor kunci yang harus dilakukan. Implementasi ERP harus mendapat dukungan penuh dan komitmen yang tinggi dari Top Management (CEO), karena biasanya ada saja "oknum-oknum" yang merasa tidak nyaman karena tidak bisa berbuat "curang" lagi. Seorang CEO harus merasa memiliki proyek ERP tersebut. Proses pengambilan keputusan, harus cepat dan jelas sehingga tidak menghambat proses implementasi ERP.

Seorang CEO harus hadir dalam kick off meeting ERP dan menegaskan bahwa semua pihak harus mendukung keberhasilan ERP. Semua harus memahami tujuan dari implementasi ERP, oleh karena itu, perlu dibangun tim proyek implementasi ERP yang terdiri dari orang-orang terbaik perusahaan, yang sceara konsisten akan mengawal keberhasilan implementasi ERP. Tujuan dan sasaran impelementasi proyek ERP juga harus jelas, sehingga setiap anggota tim, dapat bekerja sesuai dengan yang diharapkan.

Sumber : Review, Page : 70 

 

 

 Dilihat : 4370 kali